Ein guter Risikoplan spart dir Stress am Eventtag. Wir zeigen dir, wie du Risiken bewertest, Gegenmaßnahmen definierst und alles in einem übersichtlichen Register festhältst – inklusive Download-Template.
1. Risikoregister anlegen
Starte mit einer Tabelle (Google Sheet oder unsere Vorlage) und erfasse für jedes Risiko: Kategorie, Beschreibung, Wahrscheinlichkeit (1–5), Auswirkung (1–5), Risikoscore (W*I), Maßnahme, Owner, Deadline.
2. Typische Risikokategorien
- Wetter: Regen, Hitze, Sturm – wichtig bei Outdoor-Events.
- Technik: Stromausfall, Funkstörungen, Streaming-Latenz.
- Personal: Ausfall Moderation, Krankheit Crew, Volunteer-No-Shows.
- Logistik: Lieferverzug Catering, Streiks, Verkehr.
- Kommunikation: Falsche Informationen, Social-Media-Shitstorm.
3. Maßnahmen definieren
Für jeden Score > 9 (auf Basis 1–5 Skala) brauchst du ein konkretes Backup. Beispiele:
- Wetterschutz: Zelte + Regenponchos vorhalten, Indoor-Option mit Location abklären.
- Technik: Redundante Stromkreise, Akku-Lampen, Ersatz-Laptops, lokale Audiotracks.
- Personal: Pool an Springer:innen, klare Onboarding-Docs im Checklisten-Hub.
4. Kommunikationsmatrix
Lege fest, wer bei Eintritt informiert wird und in welcher Reihenfolge. Kombiniere dazu den Risikoplan mit deinem Stakeholder-Plan. Beispiel: „Streaming fällt aus → Techniklead informiert Projektleitung → Social-Team postet Update → Notfallplan B aktivieren“.
5. Monitoring & Trigger
Richte Trigger ein, ab wann ein Backup greift (z. B. Wetterwarnung Stufe Gelb, Ticket-Check-in < 70 %). Hinterlege die Trigger im Timeline-Tool als Aufgaben mit Fälligkeitsdatum. So weiß jede:r, wann ein Go/No-Go fällt.
6. Eventtag & Nachbereitung
Drucke das Risikoregister oder stelle es als QR-Code bereit. Nach dem Event dokumentierst du, ob Risiken eingetreten sind und welche Learnings es gab. Diese Infos fließen in den Nachbereitungs-Workflow, damit zukünftige Events profitieren.