Ob Stadtfest, Abiball oder Firmen-Gala: Ohne klares Stakeholder-Mapping entgleiten Deadlines und Freigaben. Hier erfährst du, wie du Einfluss und Interesse bewertest, Kommunikationskanäle definierst und alles direkt in unseren Tools hinterlegst.

1. Stakeholder identifizieren

Sammle alle Personen/Organisationen, die Einfluss auf das Event haben oder davon betroffen sind: Auftraggeber, Sponsor:innen, Location, Behörden, Dienstleister, VIP-Gäste, Nachbarn. Nutze dafür unser Mapping-Worksheet im Download-Hub.

2. Einfluss/Interesse-Matrix

Ordne jede:n Stakeholder einer 2x2-Matrix zu:

  • High Influence / High Interest: Kernteam, Auftraggeber – eng einbinden, wöchentliche Updates.
  • High Influence / Low Interest: Behörden, Sicherheit – prägnant informieren, nur relevante Details.
  • Low Influence / High Interest: Sponsoren, VIPs – Storytelling & Mehrwert liefern.
  • Low Influence / Low Interest: Umfeld – Basiskommunikation, z. B. Infomail oder Aushang.

3. Kommunikationsplan

Lege für jede Gruppe fest:

  1. Format (Call, Newsletter, Board-Update, On-site-Briefing)
  2. Frequenz (täglich, wöchentlich, milestone-basiert)
  3. Owner (wer sendet aus? wer dokumentiert?)
  4. Tools (z. B. Timeline-Board, Slack, E-Mail-Verteiler, WhatsApp Broadcast)

Nutze Timeline-Tool für Status-Updates und verlinke dort direkt deine Kommunikationsprotokolle.

4. Eskalations- & Freigabewege

Definiere, welche Entscheidungen auf welcher Ebene getroffen werden und welche Eskalationszeit gilt. Beispiel: Technik-Änderungen → Head of Production → Projektleitung → Auftraggeber. Hinterlege zusätzlich einen Notfallkontakt (24/7) pro Gewerk.

5. On-site Kommunikation

Erstelle einen Kommunikations-Hub für den Eventtag: Funkkanäle, WhatsApp-Gruppen, Daily-Sheet mit allen Telefonnummern. Ergänze QR-Codes, die zum aktuellen Ablaufplan führen, damit Teammitglieder immer die neueste Version sehen.

6. Nachbereitung

Plane schon jetzt ein Stakeholder-Debrief ein: Welche Erkenntnisse gibt es? Welche Sponsor-Wünsche fürs nächste Jahr? Diese Infos landen im Nachbereitungs-Artikel bzw. direkt im Planner, damit du beim nächsten Event darauf zugreifen kannst.