Klassische Excel-Listen geraten schnell ins Chaos. Wir zeigen dir, wie du dein Projekt in vier Sprints strukturierst, Owner festlegst und Tools wie den Timeline-Planer nutzt, um alle Gewerke zu synchronisieren.
Sprint 0: Zielbild & Budget
- Event-Narrativ definieren (Zielgruppe, Botschaft, KPI).
- Budgetrahmen im Budgetrechner anlegen, Reserve von 10 % fest einplanen.
- Stakeholder-Map erstellen: wer entscheidet, wer liefert zu?
Sprint 1: Location & Kerngewerke
Fokus auf Entscheidungen mit langen Vorlaufzeiten: Location, Technik, Catering, Entertainment. Nutze Status-Tags („requested“, „option“, „confirmed“), damit du Engpässe früh erkennst. Unser Download „Sprint Board“ im Tool-Hub hilft dir beim Clustern.
Sprint 2: Content & Kommunikation
In diesem Sprint werden Dramaturgie, Agenda, Moderation und Marketingmaterial finalisiert. Hinterlege im Planner alle Dateilinks, damit Teams nicht in Mails suchen müssen. Wichtige Fragen: Wer gibt Texte frei? Gibt es Sponsoren, deren Logos in jede Grafik müssen? Wer pflegt laufende Änderungen ein?
Sprint 3: Generalprobe & On-site
Tägliche Stand-ups (max. 15 Minuten) halten alle Gewerke synchron. Checklisten für Aufbau, Tonprobe, Moderator-Briefing und Security-Meetings landen im Checklisten-Hub. Ergänze eine „Stop-the-line“-Regel: Wer ein Risiko entdeckt, meldet es sofort im Sprint-Channel.
Owner & Kommunikation
Jedes Deliverable bekommt eine:n Owner + Stellvertretung. Ein gemeinsamer Slack/Teams-Kanal pro Sprint sorgt für Transparenz. Der Timeline-Planer visualisiert Abhängigkeiten und Deadlines – lass ihn bei Status-Meetings offen, damit niemand vergisst, Aufgaben auf „done“ zu setzen.
Download & Umsetzung
Hol dir unser Sprint-Board als editierbare PDF oder Google Sheet im Download-Bereich. Damit kannst du Aufgaben per Drag-and-drop verschieben und direkt im Browser abhaken.