Egal ob Hochzeit, Firmenfeier oder Abiball – sobald Musik öffentlich aufgeführt wird, brauchst du eine Lizenz. Wir erklären dir übersichtlich, wie du GEMA, Künstlersozialkasse (KSK) und Sondergenehmigungen organisierst und welche Dokumente du im Planner ablegst, damit alles revisionssicher bleibt.

Wann ist eine Veranstaltung „öffentlich“?

Sobald Teilnehmende nicht ausschließlich aus dem privaten Familien- und Freundeskreis stammen oder ein Eintrittsgeld erhoben wird, gilt die Veranstaltung als öffentlich.

  • Hochzeiten in gemieteten Locations → meist öffentliche Veranstaltung.
  • Firmenfeiern mit Mitarbeitenden + Partner:innen → öffentlich, da beruflicher Kontext.
  • Schul- und Abschlussfeiern → definitiv öffentlich, häufig sogar mit kommunalen Auflagen.

Trage im Planner die Gästegruppen ein und markiere, ob Sponsoren oder Ticketing im Spiel sind – so kannst du die richtige Tarifgruppe wählen.

GEMA-Tarife im Überblick

Die wichtigsten Tarife für Partys mit Tonträgern:

Tarif Einsatz Berechnungsgrundlage
M-U III Partys mit Tonträger (DJ) Eintrittspreis × Besucherzahl
M-U III 1a Keine Eintrittsgelder Fläche × Dauer
M-V Livemusik (Band) Eintritt + Live-Gage

Melde spätestens drei Tage vor dem Event online an. Im Planner speicherst du PDF-Bestätigungen bei „Dokumente“. Wenn Sponsoren oder externe Partner beteiligt sind, teile ihnen die Lizenznummer mit.

KSK & Steuern

Beschäftigst du selbständige Künstler:innen (DJ, Band, Moderator:in), musst du prüfen, ob KSK-Abgaben fällig werden. Der Satz liegt bei 5 % auf die Gage. Hinterlege im Planner eine Budgetzeile „KSK“ innerhalb des Kosten-Widgets, damit du sie nicht vergisst.

Timeline & Verantwortlichkeiten

  1. 60 Tage vorher: Verantwortliche Person definieren (z. B. Projektleitung).
  2. 45 Tage vorher: Veranstaltung online anlegen, Tarife durchspielen, Budget aktualisieren.
  3. 14 Tage vorher: Teilnehmerzahl bestätigen, ggf. Tarifwechsel.
  4. Nach der Veranstaltung: Besucherzahl melden, Rechnung prüfen, im Planner archivieren.

Nutze dafür das Timeline-Board – dort kannst du Aufgaben Teams zuweisen und Dateien anhängen.

Strafen vermeiden

Unangekündigte Kontrollen sind selten, kosten aber im schlimmsten Fall das Mehrfache der normalen Lizenz. Gib deinem DJ daher immer einen Nachweis mit auf den Technikplatz. Falls ihr kurzfristig Locations tauscht, aktualisiere die Angaben direkt im GEMA-Portal.

Download: Lizenz-Checklist

Wir haben die wichtigsten Felder (Tarif, Ansprechpartner:in, Besucherzahlen, Deadlines) als editierbare PDF im Bereich „Musik & Recht“ des Download-Hubs hinterlegt. Einfach on-page ausfüllen, speichern und bei Bedarf ausgedruckt unterschreiben lassen.

FAQ

Muss ich Hochzeiten melden, wenn kein DJ spielt? Ja, sobald Musik über Streaming, Laptop oder Band gespielt wird.

Kann der DJ das übernehmen? Manche Agenturen erledigen die Meldung, rechtlich bleibt aber der Veranstalter verantwortlich. Halte das im Vertrag fest.

Wie kalkuliere ich das Budget? Im Budgetrechner findest du einen Block „Recht & Gebühren“. Hinterlege dort den geschätzten Tarif plus 10 % Puffer.