Budgetanfragen landen zunehmend bei Full-Service-Agenturen: Sie sollen Konzeption, Crew, Technik und Reporting übernehmen. Doch was kostet das? Wir beleuchten die wichtigsten Honorarmodelle, zeigen typische Preisrahmen und erklären, wie du Angebote miteinander vergleichst – inklusive Budget-Worksheet im Firmenfeier-Planer.

Honorarmodelle 2025 im Überblick

  • Pauschale plus Produktionsbudget: Ein fixer Betrag deckt Strategie, Konzept, Projektmanagement ab. Alle Fremdkosten laufen als Budget durch.
  • Prozentuale Vergütung: Agentur erhält 10–18 % auf das durchlaufende Produktionsvolumen. Interessant, wenn viele Gewerke gebündelt werden.
  • Retainer + Projektfee: Für langfristige Corporate-Kunden; monatliche Beratung plus individuelle Projektkosten.

Tipp: Lass dir eine Break-Down-Liste geben, die Personentage (Konzeption, Grafik, PM) und Fremdleistungen trennt. Dann kannst du die Daten im Planner oder im Timeline-Board weiterverwenden.

Kostenrahmen nach Projekttyp

Projekt Teilnehmer Agenturhonorar (netto) Leistungsumfang
Kick-off / Roadshow 150–300 18.000–30.000 € Konzept, Grafik, Dienstleistersteuerung, Vor-Ort-Regie
Hybrid-Konferenz 500+ (online/offline) 30.000–55.000 € Storyline, Streaming, Speaker-Management, KPI-Reporting
Weihnachtsfeier / Sommerfest 300–800 15.000–28.000 € Konzeption, Deko, Entertainment, Gästekommunikation

Die Produktionskosten (Location, Technik, Catering) kommen on top. Diese lassen sich mit dem Budget-Sheet im Planner abbilden und direkt mit dem Partykonfigurator vergleichen.

Wichtige Vergleichspunkte

  1. Team & Erfahrung: Fordere Referenzen für ähnliche Projekte und frage nach Seniorität des Projektleiters.
  2. Produktionsnetzwerk: Hat die Agentur feste Rahmenverträge mit Technik/DJ/Showacts? Das spart Zeit und Budget.
  3. Transparenz: Besteht Zugriff auf Projektboards, z. B. über unseren Planner oder Asana? Wer genehmigt Budgets?
  4. Notfall & Haftung: Prüfe Versicherungen (Haftpflicht, Veranstaltungsausfall) und Back-up-Strategien.

Budget-Worksheet nutzen

Lade die Budget-Vorlage im Planner hoch und ergänze eine Spalte „Agenturangebot“. So siehst du sofort, welche Gewerke doppelt kalkuliert wurden. Bei Unklarheiten markierst du Fragen und besprichst sie im nächsten Jour fixe. Für Sponsoren- oder Standortprojekte lohnt sich außerdem unser Checklisten-Hub, weil dort Sponsorendeals dokumentiert werden können.

Fazit

Eine gute Eventagentur kostet Geld – spart aber Zeit, Nerven und reduziert Risiko. Je besser du Briefing, Timeline und Budget vorbereitest, desto schneller bekommst du verlässliche Angebote. Und mit unseren digitalen Tools bleiben alle Stakeholder synchron.