Der DJ hält eure Party zusammen – und der Vertrag stellt sicher, dass niemand böse Überraschungen erlebt. Egal ob ihr mit DJ Service Beatmaster arbeitet oder ein anderes Team bucht: Mit dieser Checkliste prüft ihr Leistungen, Technik und Notfallplan Schritt für Schritt.
Basisangaben & Zeitplan
Kontrolliert zuerst, ob alle Daten stimmen: vollständige Namen, Anschriften, Ansprechpartner vor Ort sowie die exakte Location-Adresse mit Aufbauzufahrt. Ergänzt im Hochzeitsplaner Aufbau- und Soundcheck-Zeiten, damit Trauzeugen und Location denselben Stand haben.
- Aufbau / Soundcheck mindestens 90 Minuten vor Gäste-Einlass blocken
- Kontaktdaten von Trauzeugen, Location und Technikteam aufführen
- Backup-Nummer für spontane Änderungen vermerken
Leistungsumfang schriftlich fixieren
Der Vertrag sollte jede einzelne Leistung nennen: Trauung, Sektempfang, Dinner, Party, Moderation, Musikwunschlisten, Mikrofonbetreuung. Auch Verlängerungspreise gehören dort hinein. Je genauer die Formulierungen, desto leichter lassen sich Missverständnisse vermeiden.
Nutzt die Musikwunsch-Section im Planner und verlinkt sie direkt, damit DJ & Trauzeugen dieselbe Liste verwenden. So bleiben auch No-Go-Songs dokumentiert.
Technik, Sicherheit & Wetteroption
Listet auf, welche PA, Monitore, Licht- und Effektgeräte der DJ mitbringt. Wichtig ist auch, wer für Strom, Kabelbrücken und Wetterschutz verantwortlich ist. Bei Outdoor-Trauungen gehört ein Regenplan verpflichtend in den Vertrag – inklusive Storno-Regelung für Technik.
Hinterlegt das komplette Technikbriefing im Planner und teilt es mit der Location. So wissen alle, wann Stromprüfungen stattfinden und ob zusätzliche Bühnenhelfer benötigt werden.
Zahlung, Storno & Kommunikation
Üblich sind 30–50 % Anzahlung bei Vertragsunterzeichnung und der Restbetrag kurz vor oder am Eventtag. Besteht darauf, dass Storno-Staffeln fair geregelt sind (z. B. kostenfreie Umbuchung bei behördlichen Auflagen). Lasst euch außerdem den Krankheitsfall erklären: Gibt es ein DJ-Netzwerk, das kurzfristig einspringt? Wer übernimmt dann die Kommunikation?
Ergänzt im Planner einen kleinen Logbucheintrag: Wer hat zuletzt mit dem DJ gesprochen, welche Änderungen wurden vereinbart? Dadurch behaltet ihr auch Monate später den Überblick.