Großes Programm, aber begrenzte Kasse? Mit klarer Budgetstruktur, Sponsoring-Paketen und transparentem Ticketverkauf bleibt euer Abiball auf Kurs. Nutzt den Abiball-Planer, um jede Einnahme und Ausgabe zu tracken.
Budgetbasis aufbauen
Teilt euer Budget in Fixkosten (Location, Technik, Show), variable Kosten (Catering pro Gast) und Puffer. Legt für jede Kategorie einen Owner fest und tragt Fälligkeiten in die Timeline ein. So erkennt ihr frühzeitig, wenn etwas aus dem Ruder läuft.
Sponsoren & Partner
- Sammelt Referenzen (Reichweite, Social-Media-Zahlen) und erstellt ein kurzes Pitch-Deck.
- Definiert Gegenleistungen: Logos auf Bannern, Social-Posts, Bühne oder Merch.
- Dokumentiert Zusagen im Sponsoren-Tracker des Planners, inkl. Zahlungsziel und Kontaktperson.
Ticketing & Merch
Kombiniert Early-Bird-Tickets mit Merch-Paketen (Hoodies, Cups). Nutzt Pretix oder Eventbrite, um QR-Codes für den Abend zu generieren. So behaltet ihr Einlass und Einnahmen im Blick. Ergänzt eine Merch-Kalkulation, damit ihr Break-even kennt.
Controlling & Reporting
Erstellt monatliche Budget-Updates im Planner und teilt sie mit dem Komitee. Nach dem Event erstellt ihr ein kurzes Reporting (Einnahmen vs. Ausgaben) und legt Learnings für den nächsten Jahrgang ab.